Um Press Release, ou seja, um comunicado de imprensa, também conhecido como News Release, é simplesmente uma declaração por escrito distribuído aos meios de comunicação social. Eles podem anunciar uma série de novidades: eventos agendados, promoções, prêmios recebidos, notícias sobre produtos e serviços, novas parcerias importantes, etc. É uma ferramenta fundamental do trabalho PR, que qualquer pessoa pode usar. 

Passos para escrever seu Press Release

1. O título

O título, ou seja, a primeira frase agarra o leitor e diz quem, o que, quando, onde, porquê e como. Em seguida, preencha as próximos 1-2 frases para expandir o título.
  • O título do Press Release deve ser breve, claro e direto ao ponto. Use os títulos e sub-titúlos do seu Press Release como versões compactas de todo o conteúdo do Press Release.
  • Geralmente, títulos de um Press Release devem ter o estilo de uma notícia ou de um anuncio, com o fim de atrair leitores e jornalistas. Pode descrever a última conquista de uma organização, um novo evento, um novo produto ou serviço. Por exemplo, "Empresa XYZ anuncia Parceria estratégica com Empresa ABC"
  • Títulos são escritos em negrito e são tipicamente muito maior em tamanho do que o texto do Press Release. Os títulos incluem o uso de tempo presente, sem usar "um(a)" e "a"/"o", bem como formas do verbo "ser" em certos contextos.

2. O Press Release

O Press Release deve ser escrito como você quer que ele apareça em uma notícia de um jornal. 

  • Comece com a data e cidade para a qual o Press Release é originado (por exemplo: 6 de abril 2008, São Paulo -)
  • O Press Release deve ser compacto. Evite usar  longas frases e parágrafos. Evite repetições e uso extenso de gramática.
  • Um primeiro parágrafo (duas a três frases) deve ser um resumo do Press Release e o resto deve ser mais detalhado. Nem jornalistas nem outros leitores iria ler todo o Press Release, se o início do artigo, não gera interesse.
  • Lida com fatos reais - eventos, produtos, serviços, pessoas, alvos, objetivos, planos, projetos. Tente fazer o máximo uso destes fatos reais. Um método simples para escrever um Press Release eficaz é fazer uma lista dos seguintes itens:

3. Informe os 5 itens:

Quem, o que, quando, onde, porquê e como. Em seguida, considere os seguintes pontos.
  • Qual é a notícia?
  • Por que isso é notícia?
  • As pessoas, produtos, itens, datas e outros aspectos relacionados com a notícia.
  • O objetivo da notícia.
  • Sua empresa - a fonte desta notícia.
- Agora, baseado nestes pontos, tente construir parágrafos e organiza-los sequencialmente: O título > o resumo da notícia > evento ou realizações > produto > pessoas > novamente o resumo que finaliza o Press Release > a empresa.

- O tamanho de um Press Release deve ser aprox. uma página e máximo duas ou três páginas.

- O mais você consegue atrair o leitor com séu Press Release, maiores as probabilidades de ser seleccionado. Find out what "newsworthy" means and use it to hook your reader. Descubra o que pode atrair um leitor.


4. Inclue informações sobre a empresa

Quando um jornalista recebe seu Press Release, ele / ela logicamente quer mencionar a empresa na notícia. Jornalistas podem obter as informações sobre a empresa nesta seção.

  • O título da seção deve ser - Sobre EMPRESA_XYZ
  • Após o título, use um parágrafo ou dois para descrever sua empresa com 5 / 6 linhas cada. O texto deve descrever sua empresa, o seu ramo de negócio e a política da empresa. Muitas empresas já têm um brochuras profissionais, apresentações, planos de negócio, etc - este texto introdutório pode ser colocado aqui.
  • Ao final desta seção, informe o endereço do seu site. O link deve ser o URL completo, por exemplo: http://www.site-da-sua-empresa.com.br. As empresas que mantenham uma página separada para mídia em seus sites devem usar este URL aqui. A página de mídia normalmente tem informações de contato e Media Kits/Press Kits.

5. Junte as seções

Fornece alguns links adicionais que se referem a seu Press Release ou finaliza seu Press Release com as informações de contato.


6. Adicione informações de contato

Se o seu Press Release realmente seria considerado para publicação, jornalistas talvez vão querer mais informações.

- Se possivel, você pode informar os contatos de uma pessoa responsável para contato direto.
 
- Caso contrário, você deve informar os detalhes do seu departamento MEDIA / PR na seção CONTATO. Se você não tem uma equipe dedicada para esta função, terá de nomear alguém que irá funcionar como uma ligação entre a media e sua empresa.

- Os dados de contatos devem ser limitados e específicos para o seu Press Release. Os dados devem incluir:

  • O nome oficial da empresa
  • Departamento Media/PR e nome da pessoa para contato 
  • Endereço comercial
  • Números de telefone/Fax 
  • Disponibilidade de horários
  • Endereços E-mail
  • Endereço do Website
  • Sinal do fim do Press Release com três símbolos #, centrada directamente por baixo da última linha do Press Release.